Ci sono alcune situazioni in cui il passaggio di un documento debba essere in qualche modo registrato: in questo modo, anche nel caso in cui il documento stesso venga smarrito, sarà possibile dimostrare di averlo consegnato; per questo motivo è importante sapere cos’è e come si redige il verbale di consegna documenti.
Cos’è e a cosa serve il verbale di consegna documenti
Sono molti i casi in cui la presenza di un verbale di consegna documenti può tornare utile: pensiamo, ad esempio, allo studio di un commercialista che dopo aver preso visione dei documenti contabili li restituisce al cliente; nel verbale vengono elencati in modo preciso i documenti consegnati e il cliente, ritirando la documentazione e firmando il verbale esonera lo studio da qualsiasi responsabilità relativa alla conservazione della documentazione stessa. Per fare un altro esempio pensiamo al datore di lavoro che consegna al nuovo dipendente tutto il materiale informativo o formativo sulla sicurezza del luogo di lavoro: per poter dimostrare di aver consegnato quei documenti gli basterà mostrare il verbale di consegna che il lavoratore aveva firmato al momento della consegna stessa.
Come si redige il verbale: due esempi
Vediamo ora come i può redigere un verbale di consegna documenti. Facendo riferimento al primo esempio che abbiamo fatto, il verbale dovrebbe presentare in alto l’intestazione dello studio del commercialista; deve poi essere indicato l’oggetto, che i questo caso è la “restituzione documenti”. Il verbale vero e proprio inizia con la dichiarazione del cliente (qualcosa tipo “il sottoscritto Mario Rossi riceve dall’intestato studio la seguente documentazione, dopo aver verificato l’integrità e la rispondenza”), seguito dall’elenco di tutti i documenti in questione.
Alla fine della lista si riporta che “con il ritiro della documentazione elencata si esonera questo Studio da ogni responsabilità in merito alla conservazione della documentazione stessa”. In fondo al verbale bisogna apporre luogo, data e firma. Un altro esempio di verbale di consegna documenti potrebbe essere quello firmato dal titolare di un’impresa per dichiarare di aver ricevuto dei documenti dalla persona che si occupa delle scritture contabili della ditta stessa:
“il sottoscritto Mario Rossi nella qualità di titolare della Rossi & C. SpA con sede a XXXX in via XXXXX
dichiara
di ricevere da Giuseppe Bianchi, tenutario delle scritture contabili, la seignete documetnazione:”
Segue l’elenco di tutti i documenti consegnati dal signor Bianchi al signor Rossi; alla fine della lista viene specificato che
“la consegna è avvenuta in data xx/xx/xxxx”
In fondo alla pagina si mette la firma del signor Mario Rossi.
